Anexo de Tratamento de Dados (DPA)

1. Papéis das partes

A clínica é a controladora (art. 5º, VI): é ela quem decide as finalidades e os meios do tratamento dos dados de seus pacientes e de sua equipe, e quem responde perante os titulares.

A SUDDENLY SERVICOS DE CRIACAO E TECNOLOGIA LTDA., CNPJ 64.870.156/0001-06, que desenvolve e opera o AURA Clinic, é a operadora(art. 5º, VII): trata os dados em nome da clínica, exclusivamente para prestar o serviço contratado e conforme as instruções dela. As menções a "AURA Clinic" neste anexo referem-se a ela.

A AURA Clinic é controladora apenas dos dados da própria relação comercial com a clínica — cadastro contratual, faturamento, registros de acesso e suporte. Esses dados não incluem prontuário nem informação de saúde de paciente.

Rede de clínicas. Quando a clínica integra uma rede com uma unidade matriz, cada unidade continua sendo controladora distinta dos próprios dados — o vínculo de rede é comercial e não presume identidade jurídica entre as unidades. Pertencer à rede não dá a nenhuma unidade acesso a prontuário, paciente, ficha, imagem, documento, lançamento individual ou profissional de outra.

A matriz pode ver apenas totais agregados por unidade (faturamento, agendamentos, faltas, sessões e novos pacientes do período) e somente se aquela unidade autorizar. A autorização nasce desligada, é dada e revogada pelo administrador da própria unidade, e fica registrada em auditoria. A AURA Clinic não ativa esse compartilhamento por conta própria.

2. Objeto, natureza e duração do tratamento

• Finalidade: hospedar e operar a plataforma de gestão clínica contratada — cadastros, prontuários, fichas e termos, agenda, sessões, fotos, documentos, financeiro, comunicação e relatórios.
• Natureza: coleta, armazenamento, organização, consulta, transmissão, arquivamento e eliminação, conforme o uso que a clínica faz do produto.
• Tipos de dados: dados cadastrais e de contato de pacientes e da equipe; dados de saúde e imagens clínicas registrados pela clínica (dado sensível, art. 11); dados financeiros do atendimento; registros de uso e auditoria.
• Titulares: pacientes da clínica, profissionais e demais membros da equipe, e contatos que a clínica cadastrar.
• Duração: enquanto durar o contrato, observado o item 10 (devolução e eliminação).

Este item cumpre a função de registro das operações de tratamento (art. 37) quanto às atividades executadas pelo operador.

3. Tratamento somente sob instrução (art. 39)

O AURA Clinic trata os dados pessoais apenas conforme as instruções da clínica, expressas neste anexo, nos Termos de Uso e nas configurações que a própria clínica define no produto (permissões, módulos habilitados, integrações, automações e autorizações de acesso).

O AURA Clinic não usa os dados de pacientes da clínica para finalidades próprias, não os comercializa e não os utiliza para treinar modelos de inteligência artificial. Se o AURA Clinic entender que uma instrução viola a LGPD, comunicará a clínica antes de executá-la.

4. Confidencialidade da equipe

O acesso a ambientes que contenham dados de clínicas é restrito às pessoas estritamente necessárias, cada uma sujeita a compromisso individual de confidencialidade por escrito, que sobrevive ao término do vínculo. Perfis de acesso são nominais, concedidos pelo menor privilégio necessário e revogados de imediato no desligamento.

5. Medidas de segurança (art. 46)

O AURA Clinic adota medidas técnicas e administrativas compatíveis com a sensibilidade dos dados tratados, entre elas:

• Isolamento por clínica no banco de dados: as tabelas que contêm dados sensíveis carregam o identificador da clínica e são protegidas por políticas de segurança em nível de linha, aplicadas pelo próprio banco — não apenas pela aplicação.
• Separação do painel da plataforma: a operação do AURA Clinic roda em um plano de controle separado, que não atravessa o isolamento por clínica. Ver item 7.
• Criptografia: tráfego cifrado em trânsito; credenciais de integração da clínica cifradas na aplicação antes de chegarem ao banco; senhas sob algoritmo de derivação do provedor de autenticação.
• Documentos e imagens em armazenamento privado, com caminho por clínica e acesso somente por link assinado e temporário.
• Trilha de auditoria das ações sensíveis, mantida em modo somente-acréscimo.
• Controle de acesso por papel configurável pela clínica, com permissões por usuário.
• Cópias de segurança mantidas pelo provedor de banco de dados, com procedimento de restauração exercitado.

6. Suboperadores

A clínica autoriza o AURA Clinic a contratar suboperadores para a prestação do serviço, mantendo-se responsável perante ela. São suboperadores atuais:

• Supabase — banco de dados, autenticação e armazenamento de arquivos.
• Render — hospedagem da aplicação.
• Stripe — cobrança da assinatura da plataforma pela clínica (não trata dados de paciente).
• Provedor de e-mail transacional — envio de convites, recuperação de acesso e notificações.
• Meta (WhatsApp Cloud API) — quando a clínica habilita o canal de WhatsApp.
• Provedor de pagamento do atendimento — quando a clínica habilita cobrança ao paciente, com credenciais fornecidas pela própria clínica.
• Provedor de inteligência artificial — somente quando a clínica habilita recursos de IA, com minimização dos dados enviados.

Alterações relevantes na lista serão comunicadas com antecedência razoável, permitindo que a clínica se oponha. Havendo oposição fundada, as partes buscarão alternativa técnica; não sendo possível, a clínica pode rescindir sem ônus quanto à parte não executada.

Transferência internacional: parte da infraestrutura pode estar fora do Brasil. Nesses casos o AURA Clinic contrata fornecedores que ofereçam garantias adequadas de proteção, nos termos dos arts. 33 e seguintes da LGPD.

7. Acesso da equipe do AURA Clinic para suporte técnico

O AURA Clinic não acessa o ambiente da clínica por iniciativa própria. O acesso de suporte só existe quando a clínica o autoriza no produto, e funciona assim:

• Autorização do controlador: um administrador da clínica autoriza, escolhendo a janela de tempo (2, 8 ou 24 horas; a mais longa exige justificativa escrita). A autorização é revogável a qualquer momento, sem justificativa.
• Somente leitura: a sessão de suporte não escreve nada no ambiente da clínica.
• Sem dados de paciente: o suporte enxerga estado agregado da conta — plano e módulos, equipe e permissões, catálogo e modelos, e números de operação (por exemplo: quantidade de agendamentos por situação, fichas pendentes). Não são exibidos prontuário, respostas de ficha, fotos, financeiro por paciente, conversas, nem qualquer campo de texto livre escrito pela equipe.
• Tempo limitado: cada sessão dura no máximo 30 minutos, encerra automaticamente após 10 minutos sem uso e nunca ultrapassa o fim da autorização.
• Registro integral: ficam registrados quem acessou, quando, por quanto tempo, com qual motivo escrito e quais blocos consultou. A clínica consulta essa trilha no próprio produto, em Falar com o suporte.

Essa autorização é uma instrução do controlador ao operador (art. 39) e um controle de acesso — não é consentimento do titular. A base legal do tratamento continua sendo a execução do contrato (art. 7º, V).

Qualquer acesso a dado de paciente que venha a ser necessário fora desse escopo será objeto de instrução específica e por escrito da clínica, com registro próprio, e não está autorizado por este anexo.

8. Apoio aos direitos dos titulares (art. 18)

Os pedidos de titulares devem ser dirigidos à clínica, que é a controladora. O AURA Clinic oferece no produto os recursos para que a clínica atenda a confirmação, acesso, correção, portabilidade e eliminação, e presta apoio técnico razoável quando o recurso do produto não for suficiente.

Se um titular procurar diretamente o AURA Clinic, o pedido será encaminhado à clínica responsável, sem que o AURA Clinic decida sobre o mérito.

9. Incidentes de segurança (art. 48)

Ao tomar conhecimento de incidente de segurança que possa acarretar risco ou dano relevante aos titulares, o AURA Clinic comunicará a clínica sem demora injustificada, informando o que se sabe sobre a natureza do incidente, os dados e titulares envolvidos, as medidas técnicas adotadas e as recomendações de mitigação, e prestará a cooperação necessária. A comunicação à ANPD e aos titulares, quando cabível, é decisão e responsabilidade da clínica, na qualidade de controladora.

10. Devolução e eliminação ao fim do contrato

Encerrado o contrato, a clínica pode solicitar a exportação dos seus dados em formato estruturado e de uso comum. Decorrido o prazo combinado para essa exportação, o AURA Clinic elimina os dados da clínica, salvo o que precisar ser conservado por obrigação legal ou para exercício regular de direitos — caso em que a conservação fica limitada a essa finalidade.

Retenção dos registros de acesso de suporte: a autorização e as sessões de acesso são conservadas por 5 anos, para prestação de contas; o detalhamento dos blocos consultados em cada sessão é conservado por 12 meses. Guardar além do necessário contraria a própria LGPD (arts. 15 e 16).

11. Prestação de contas e auditoria

O AURA Clinic disponibiliza à clínica as informações necessárias para demonstrar o cumprimento das obrigações deste anexo, incluindo a trilha de acesso de suporte, disponível no produto. Auditorias adicionais podem ser combinadas entre as partes, com aviso prévio razoável, preservados sigilo, segurança e os dados de outras clínicas.

12. Contato

Comunicações sobre proteção de dados devem ser enviadas para contato@suddenly.com.br ou pelos canais de suporte informados no produto, em Falar com o suporte. Pacientes devem procurar a clínica responsável pelo seu atendimento.